沖縄で備品の保管をするならどこがいい？トランクルームをオススメする理由
会社の備品管理は簡単なようで意外に手間や時間のかかるものです。
「社内のことだし誰にでもできる」と軽視されがちで大雑把になってしまうことも。
けれどやり方次第では、無駄なアイテムを整理し在庫を削減するだけでなく、空いたスペースを活用し業務の効率化も図れます。
又、在宅のテレワークが一般的になる事でオフィスが縮小されると、今まで使っていた大事な備品等を補完しなければなりません。
何から手をつければよいのか迷っている人に、簡単で便利な管理方法を紹介したいと思います。
会社の備品にはどのようなものがある？
「会社の備品」にはさまざまなものがあります。
小さいものではボールペンやノート、はさみやファイルなどの文具をはじめとする事務用品から大きなものでは事務机や椅子、会議テーブルや書類キャビネットなどの什器、セキュリティや温度、湿度などのデリケートな管理が必要になるパソコンや複合機に代表される電子機器など、あらためると数えきれないほどの備品に囲まれて業務を行っていますが、これをどのように管理すればよいのでしょうか？
備品管理で最初にやるべきなのは、どの備品をどのような目的で管理していくかを整理することです。
社内備品の中には、固定資産として決算期だけ管理すればよい、リースやレンタルなどで管理を外部に委託しているなどの理由で、管理頻度が低いものも含まれていますし、日常的に全社員で使用する事務用品や消耗品などは、出入りも激しい分アイテムや数量をリアルタイムで管理更新していく必要があります。
備品には何がありどのような目的で管理するのかを明確にすれば、不足や欠品を防げるだけでなく備品毎に適した管理環境を作ることができるのです。
整理するにも場所がない！と困った時は？
整理の目的や対象の備品を明確にすると見えてくるのがスペースの問題です。
予備の事務机や書庫などをはじめとして、展示会やイベントで使用回数が限られている品や記念品などで廃棄ができない品、災害時を想定した備蓄品など、年に数度しか使用せず普段は必要ない品々が社内のスペースを占拠してはいないでしょうか？
日常的に使用する事務用品や消耗品に加え小さなものや数量の少ないものは、使用状況や在庫数などがよく見えるように社内のキャビネットや書庫を利用し管理することで利便性もあがります。
対して、このような「大きいもの」や「普段使用しないもの」「どうしても廃棄できないもの」を社外の貸倉庫を利用して管理することで、社内のスペースが有効活用できるようになるのです。
備品をトランクルームに預ける利点
貸倉庫には、屋外にコンテナや物置を置いたタイプや、巨大倉庫の棚をスペースで貸すタイプなど色々なタイプのものがありますが、夏は40度近い高温になり梅雨の雨量が多く多湿な沖縄では、空調設備を完備したトランクルームがおすすめです。
このようなトランクルームは24時間体制で温度・湿度・換気を管理してくれますので、大きな什器や使わない備品だけでなく、パソコンなどのデリケートな精密機械や、カビが心配な紙製品や結露による腐食が心配な金属製の備品も安心して預けることができます。
さらに、オートロックや監視カメラによる万全のセキュリティで貴重で高価な品も保管してくれますし、24時間365日いつでも入退場可能なので、急な要望や必要な時に応じて預けた品の出し入れができるのもメリットです。
備品をトランクルームに預ける際に気をつけたいこと
トランクルームの利用に際しては、広さに比例して料金が決まりますので、預けるアイテムを必要最小限に絞った上で月額や年間額の料金シミュレーションをしてみましょう。
また、24時間体制の空調管理やセキュリティ管理といった付加価値には電気代や人件費などのお金がかかるという内情もあり、管理体制が行き届いている分は利用者の月額に反映されるのが一般的です。
しかし、実際には管理体制や内部環境がホームページなどの情報と異なる場合もありますので、契約前に現地を訪れよく確かめておく必要があります。
また、月額が安いから、と会社から遠い場所を選んでしまうと、いざ備品が必要になった際にムダな運搬費や交通費がかさんで結局は高くついてしまったということもあります。
利用頻度が少なく管理体制が整っているからといって業者に任せきりにせずに、定期確認に自身が足を運びやすくするためにも、あまり離れた場所を選ぶことはおすすめしません。
備品管理はトランクルームに預けるのが最適です。
高温多湿の沖縄で備品の管理は空調設備完備のトランクルームが適していることがわかりました。
最適な温度や湿度が保たれた清潔な空間で保管することで、大切な会社の資産の価値を守り、延ばすこともできるのです。
また、オートロックや監視カメラで監視、制限される入退場は、不当な持ち出しや盗難などのトラブルを未然に防止することもできます。
備品管理に迷っている人には是非トランクルームの利用をオススメします。
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